Mesmo com muitos recursos disponíveis atualmente, a maioria das pessoas ainda não consegue obter uma produtividade alta em seu trabalho, perdendo a “batalha” para demandas urgentes e inesperadas. Se você reconhece que poderia fazer muito mais em seu dia a dia no trabalho, veja algumas ações que podem ajudar a otimizar melhor seu tempo e ter mais qualidade de vida.
Apesar de utilizarmos diversas ferramentas de gerenciamento de informações como e-mails, calendário, tarefas, atividades, entre outras, essas mesmas ferramentas que deveriam nos ajudar podem nos atrapalhar e muito se não as usarmos corretamente. Você pode estar se perguntando agora “mas eu uso as ferramentas corretamente e mesmo assim meu dia não é produtivo como eu gostaria, por quê?”.
Muitas teorias sobre administração de tempo, como a de Stephen Covey, em sua conhecida matriz onde devemos classificar as tarefas entre urgentes e não urgentes e importantes e não importantes, podem se tornar complexas no momento de elaborar o nosso planejamento.
Em primeiro lugar, é muito importante listar as tarefas e atividades que pretendemos realizar ao longo de uma semana ou um mês, por exemplo, e elaborar um planejamento, identificando o grau de importância e o prazo que você tem para realizá-las sem que elas se tornem urgentes. Quando uma tarefa se torna imprescindível, temos que atendê-la de imediato, mas deixar outras tarefas que também são importantes para depois, pode fazer com que elas logo virem urgentes. Assim estaremos sempre “apagando incêndios” no nosso trabalho.
Se você não trabalha no corpo de bombeiros para ficar apagando incêndios, é importante ficar atento aos motivos causadores de dispersão e outros fenômenos que prejudicam a sua produtividade. Nosso cérebro constantemente emite “vozes” nos lembrando das inúmeras coisas que temos a fazer e, enquanto não as realizamos efetivamente, estas “vozes” ficarão nos estressando o todo o tempo.
A partir do momento em que você colocar no papel ou registrar em algum lugar as atividades que seu cérebro está avisando, essas vozes somem, pois automaticamente é entendido que você registrou o que precisa ser feito e provavelmente o fará.
Crie uma lista de tarefas planejando o grau de importância e o prazo que você possui para concluir cada atividade. Quando iniciar sua lista, você certamente irá se assustar com tantos afazeres que precisa realizar, mas assim que for alocando-as ao longo do tempo, logo verá que antes do que imagina tudo estará sobre controle.
Alguns detalhes são muito importantes de acrescentar quando estiver planejando suas tarefas, como identificar a data de início e término, duração, pessoas envolvidas e ações para a realização das mesmas.
Existe um outro “inimigo” que nos prejudica muito ao tentarmos realizar nossas tarefas e atividades, muito conhecido como ansiedade. Diversas pesquisas apontam a ansiedade como um dos principais motivos de perda de produtividade, pois não nos concentramos com profundidade em uma tarefa específica, preocupados se chegou um e-mail ou dando uma “espiadinha” em algum site de rede social, por exemplo.
Para que você possa alavancar sua produtividade, fique atento em sua autodisciplina. Quando estiver diante de uma atividade importante, concentre-se apenas nela. Muitas tarefas podem ser realizadas em pouquíssimo tempo, mas os dispersores como telefone, alerta de mensagens, curiosidade e ansiedade para visitar um site ou redes sociais que não é o momento, podem tornar uma simples atividade de poucos minutos em longas horas e acúmulo de trabalho.
Faça o exercício de observar as interferências no seu dia a dia e perceberá que dá para ser muito mais produtivo e que não precisa sair depois do seu horário de trabalho, muito menos levar trabalho para fazer em casa. Com um pouco de disciplina e prática, você perceberá que é possível usar o tempo a seu favor e não é preciso lutar contra ele, como sempre ouvimos por aí. Bom tempo para você!
*Administrador e consultor da M&S, consultoria especializada em desenvolvimento humano
